Política de Tratamiento de Datos Personales

2. Alcance y aceptación

Esta política aplica a los datos personales tratados por Escalio Talk cuando una persona (el titular) inicia o mantiene una conversación vía WhatsApp con cualquiera de las marcas atendidas por el sistema.

La autorización del titular para el tratamiento se perfecciona mediante conducta inequívoca: tras recibir el mensaje de bienvenida que informa la existencia de esta política y su URL, la continuación voluntaria de la conversación constituye autorización informada del titular, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. El titular puede revocar la autorización en cualquier momento.

3. Definiciones

Los términos usados en esta política se interpretan conforme a la Ley 1581 de 2012 (art. 3) y al Decreto 1377 de 2013 (art. 3):

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: RC Import Solutions S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor ubicado fuera del país, que actúa como responsable.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado para la realización de un tratamiento por cuenta del responsable.

4. Categorías de datos que tratamos

En el marco de una conversación de WhatsApp, Escalio Talk trata únicamente los datos estrictamente necesarios para atender la consulta comercial:

• Número de teléfono del titular, tal como es entregado por la API de WhatsApp Business.
• Contenido de los mensajes enviados por el titular a la marca atendida.
• Metadatos del canal entregados por WhatsApp Business (tipo de mensaje, marca temporal, estado de entrega, identificadores de mensaje).
• Archivos multimedia (imágenes, documentos, audios o ubicación) que el titular envíe voluntariamente en la conversación.
• Información que el titular comparte de forma voluntaria dentro de la conversación (nombre, correo, datos del negocio, preferencias, etc.).
• Estado del lead dentro del embudo comercial de la marca atendida (etiquetas, etapa, resultado).

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales son tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Atender consultas comerciales automatizadas del titular sobre los productos y servicios de la marca contratante.
• Registrar el estado del lead dentro del embudo comercial de la marca y facilitar su seguimiento.
• Escalar la conversación a un operador humano de la marca cuando el flujo lo requiera.
• Generar respuestas automáticas mediante procesamiento de lenguaje natural como componente técnico auxiliar del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.
• Atender consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Escalio Talk es un sistema automatizado de atención al cliente. El procesamiento de lenguaje natural es un componente técnico auxiliar al servicio de atención comercial y no constituye la funcionalidad principal del producto.

6. Principios aplicables al tratamiento

El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

7. Autorización del titular

La autorización se perfecciona mediante conducta inequívoca: al recibir el mensaje de bienvenida con el enlace a esta política y continuar voluntariamente la conversación, el titular autoriza el tratamiento descrito, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

El titular puede revocar la autorización en cualquier momento escribiendo al canal único de WhatsApp, o retirarse del canal escribiendo palabras como STOP, NO MÁS MENSAJES o DAR DE BAJA, lo que detendrá el envío posterior de mensajes iniciados por la marca.

8. Encargados del tratamiento

Para operar Escalio Talk, RC Import Solutions S.A.S. se apoya en los siguientes proveedores tecnológicos, que actúan como encargados del tratamiento bajo instrucciones del responsable:

• Meta Platforms Ireland Ltd. / WhatsApp Ireland Ltd. — canal de mensajería (WhatsApp Business Platform API).
• Anthropic PBC — procesamiento de lenguaje natural para generar respuestas automatizadas.
• Voyage AI — generación de representaciones vectoriales (embeddings) para búsqueda semántica en la base de conocimiento de cada marca.
• Supabase Inc. — base de datos operativa (Postgres con extensión pgvector).
• Upstash Inc. — cola de mensajes asincrónicos (Redis).
• Fly.io — hosting de la aplicación en infraestructura en la nube.
• Telegram FZ-LLC — canal interno para alertas operativas del equipo.

9. Transferencia internacional de datos

Los encargados listados operan infraestructura fuera de Colombia. En consecuencia, el tratamiento implica transferencia internacional de datos personales a los siguientes destinos:

• Estados Unidos: Anthropic PBC, Voyage AI, Supabase Inc., Upstash Inc.
• Brasil: Fly.io (región GRU — São Paulo).
• Irlanda: Meta Platforms Ireland Ltd., WhatsApp Ireland Ltd.
• Emiratos Árabes Unidos: Telegram FZ-LLC.

Con base en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, el responsable declara que los destinos indicados cumplen estándares de protección de datos equivalentes o superiores a los exigidos por la normativa colombiana, o cuentan con garantías contractuales y de autorregulación suficientes.

Al autorizar el tratamiento mediante su conducta inequívoca (sección 7), el titular autoriza expresamente la transferencia internacional descrita.

10. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos; y acceder de forma gratuita a sus datos que hayan sido objeto de tratamiento.

11. Procedimiento para ejercer derechos

El titular puede ejercer sus derechos por el canal único habilitado para habeas data:

• WhatsApp: +57 310 877 9882

Para solicitar supresión total de datos, el titular puede escribir frases como "elimina mis datos", "habeas data" o equivalentes. El equipo de protección de datos atenderá la solicitud dentro del plazo legal de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales previa notificación, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

El procedimiento paso a paso se detalla en /eliminar-datos.

12. Medidas de seguridad

RC Import Solutions S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos:

• Conexiones cifradas (TLS 1.2 o superior) en todas las comunicaciones entre componentes.
• Aislamiento lógico por marca en la base de datos: los datos de una marca no son visibles desde otra.
• Control de acceso por rol al backend operativo, con registro de eventos críticos.
• Tokens y secretos almacenados en variables protegidas, con rotación periódica.
• Backups cifrados.

Ninguna medida de seguridad es absoluta. RC Import Solutions S.A.S. se obliga a actuar con la diligencia razonable exigible a un profesional del sector.

13. Vigencia y retención

Los plazos de retención son:

• Conversaciones activas: noventa (90) días desde el último mensaje del titular, con purga automática diaria programada.
• Backups cifrados: treinta (30) días, con rotación automática.
• Logs de auditoría: seis (6) meses, por obligación de trazabilidad de incidentes.
• Leads convertidos en clientes de la marca contratante: pasan al sistema de la marca bajo su propia política de tratamiento; la marca se convierte en responsable frente al titular para esos datos.

14. Modificaciones a esta política

RC Import Solutions S.A.S. podrá modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones se publican en esta URL con la fecha de actualización visible al inicio del documento. Los cambios sustanciales se comunicarán en el propio canal de WhatsApp cuando aplique.

15. Contacto

RC Import Solutions S.A.S.
NIT 901.818.431-1
CR 32 Nro. 27 A - 10, Corozal, Sucre, Colombia
Canal único para derechos del titular: WhatsApp +57 310 877 9882

16. Vigencia de la política

Esta política rige a partir del 22 de abril de 2026 y sustituye cualquier versión anterior.